Processen

Operationeel werkblad — vier tabbladen

Brengt de processen van de organisatie in kaart, met de organisatie eromheen, en legt bloot waar ze vastlopen. Het werkblad legt genoeg vast om een onderbouwde verbeterkeuze te maken; detail voeg je toe waar de analyse erom vraagt.

Drie begrippen, overal dezelfde betekenis

• Proces — samenhangend werk met een herkenbaar resultaat en een aanspreekbare eigenaar. Het proces is de eenheid waarop de analyse draait.
• Keten — processen die samen een herkenbaar eindresultaat opleveren. Een keten is niet verplicht: een proces zonder keten is geen gat.
• Handeling — een concrete activiteit binnen een proces. Handelingen zijn een toelichting en geen voorwaarde: een proces is ook zonder volledige reeks handelingen te analyseren.

Primair, besturend en ondersteunend zijn classificaties van een proces, geen niveaus. Elk proces heeft dezelfde kaart en hetzelfde formulier.

Wat het bevat

Het tabblad Inventarisatie heeft vier delen:

• Bedrijfsprocessen — de processen en ketens. Een proces beantwoordt vier vragen: wat levert het op, wie is aanspreekbaar (de eigenaar is een afdeling, en de persoon is de verantwoordelijke van die afdeling), hoe draagt het bij aan de strategie (via de strategische thema's, elk met zijn doel), en wat vraagt aandacht (de issues en de KPI's). Optioneel leg je het volume of de frequentie en de automatiseringsgraad vast; leeg blijft leeg tot je kiest. Een proces toont ook aan welke informatiedomeinen en AI-toepassingen van IT het raakt. Een KPI heeft een naam, wat hij meet, een huidige waarde (Nu) en een Norm, en hangt aan een proces of aan een keten. Is een waarde niet bekend, dan staat er «onbekend».
• Lijnorganisatie — de afdelingen, het organogram en de business units. Het organogram teken je hier met de tekentool, of je uploadt een afbeelding; Mensen leest het van hier. Bij een afdeling vink je aan of het de IT-afdeling is. Een keten wordt afgerekend op een business unit.
• Veranderorganisatie — de waardeteams: teams die samen verantwoordelijk zijn voor een afgebakend resultaat, rond een product, een klantgebied, een keten of een dienst. Een team kan bij meerdere ketens horen en heeft een opdracht, een aanspreekpunt, iemand die de prioriteiten bepaalt, betrokken afdelingen en een status: Bestaand team of Nog in te richten.
• Besturing — het besturende werk op één plek: het sturingsmodel (functioneel en hiërarchisch kunnen samengaan), de coördinatie-aspecten en de besturende processen. Bij een besturend proces leg je vast waarover wordt besloten of bijgestuurd, wie beslist, met welk ritme, en welk besluit of resultaat het oplevert.

De andere tabbladen zijn Issues, Analyse en Verbeteracties. Een issue hang je aan een proces, aan de overdracht tussen twee processen of aan een keten als geheel; ook een afdeling of een waardeteam kan het onderwerp zijn.

Wat je zelf doet

Je legt de processen en ketens vast, koppelt ze aan de organisatie en aan de strategie, en beoordeelt de issues: je accepteert of verwerpt een voorstel, en een afgehandeld issue markeer je als geadresseerd of bewust genegeerd.

Wat AI doet

• Processen: extraheren uit het dossier én genereren. Bij een besturend proces vult het voorstel de vier besluitvragen in, voor zover het dossier ze draagt. Een keten stelt AI alleen voor als het dossier of het canvas die draagt. Per proces kun je de velden uit het dossier laten vullen; ook dat is een voorstel, en Bewaar accepteert het.
• Afdelingen: extraheren uit het dossier én genereren.
• Business units: extraheren uit het dossier.
• Sturingsmodel: de toelichting verbeteren.
• Veranderorganisatie: de veranderaanpak genereren en verbeteren; de waardeteams uit het dossier halen of genereren.
• Issues: extraheren uit het dossier, of genereren uit dossier, canvas en vakkennis, en koppelen aan een proces, een afdeling, een waardeteam, een keten of een overdracht tussen processen. De AI houdt voorstellen die hetzelfde zeggen als een bestaand issue zoveel mogelijk buiten de lijst, en stelt voor dubbele issues samen te voegen; de originelen blijven bewaard.
• Analyse: issues clusteren tot thema's, met de overdracht en de keten als context; losse issues zet je met één knop om in eigen clusters.
• Verbeteracties: per thema voorstellen, met geverifieerde bronverwijzingen, een extra actie laten genereren, en titel en toelichting laten herschrijven met een vaste wens (bijvoorbeeld beknopter), naast je eigen tekst.

Elk voorstel staat als voorstel, met zijn herkomst, tot je het accepteert. Elke AI-knop toont een teller en de gebruikelijke duur.

Het strategisch kader

Met de knop Strategisch kader open je naast het werkblad een zijpaneel met de strategische thema's en de principes die voor dit werkblad gelden, elk thema met zijn doel. Zo blijft het kader in beeld terwijl je inventariseert en verbeteracties formuleert. Welke thema's bij een werkblad horen, leg je vast bij het thema op Strategie; het paneel toont wat daar is gekozen.

Wat het oplevert

Een procesoverzicht met issues, clusters en verbeteracties die doorstromen naar het Veranderportfolio.

Het werkbladrapport geeft alles weer wat op dit werkblad staat, ook lege velden, zonder oordeel: de afdelingen en de business units, de processen (met eigenaar-afdeling, bijdrage aan de strategie, KPI's met Nu en Norm, handelingen, overdrachten en issues, en bij een besturend proces de vier besluitvragen), de ketens met hun processen en KPI's, de besturing en de waardeteams. De managementsamenvatting beschrijft welke processen de organisatie kent, hoe de lijn is ingedeeld, waar de waarde wordt gemaakt en hoe er wordt gestuurd; een voorstel dat nog niet is aanvaard, staat er niet in. De bevindingen met advies zijn het derde document van dit werkblad.

Daarnaast is er een One-pager: één A4 die leest als een businesstekst (hoe processen en organisatie zijn ingericht, waar het knelt en wat we eraan doen en waarom), zonder tellingen en met de sector, het type transformatie en de omvang van het project als context. Een eigen tekst die je bewaarde, zet je met Zet mijn tekst terug terug. Zie Rapportage.