Rapportage en output

De analyse is pas waardevol als er iets uit komt dat je aan een opdrachtgever kunt geven. De rapportage zet wat op de werkbladen staat om in documenten met de huisstijl van je organisatie.

Vier documenten per werkblad, twee per canvas

Per werkblad zijn het er vier, met een scherpe taakverdeling:

Document	Wat het is	AI
Werkbladrapport	Een getrouwe weergave van álles wat op het werkblad staat, ook lege velden — bedoeld om de inhoud te controleren. Het werkblad is de bron; wat je wilt veranderen, verander je dáár.	geen
Managementsamenvatting	Een beschrijvende samenvatting.	beschrijft, oordeelt niet
Bevindingen en advies	Dwarsverbanden, bevindingen en aanbevelingen — het document waar het oordeel woont.	oordeelt, herkenbaar als voorstel
One-pager	Eén A4 als businesstekst: waar we staan, waar het knelt en wat we eraan doen en waarom.	schrijft de zinnen

Op het canvas zijn er twee: de bundel van de zeven werkbladen (met de samenvattingen) en een One-pager van het hele canvas: de kernboodschap, de richting van de strategie, een kader per gebied met waar het staat en wat moet veranderen, de leidende principes en de initiatieven die er gaan komen.

De samenvatting put niet uit de bevindingen: wat beschrijft en wat oordeelt blijft gescheiden, zodat een lezer nooit een oordeel voor een beschrijving aanziet.

Strategie kent daarnaast het document Digitale volwassenheid, uit de vastgestelde meting (zie Strategie). Het IT-rapport bevat het hoofdstuk Het landschap in lagen.

De One-pager

Een One-pager is één pagina, zonder omslag. De aantallen en namen komen uit het werkblad zelf; de AI schrijft alleen de zinnen eromheen, zonder tellingen. Een rode lijn «Einde pagina» laat zien waar het papier ophoudt. Past de tekst niet, dan zegt de melding hoeveel regels te lang hij is, en laat de AI een te lange zin korter herformuleren in plaats van hem af te kappen.

Een rapport ontstaat bij het openen

Open je een document dat nog niet bestaat, dan wordt het gemaakt. Bij een rapport dat de AI schrijft, staat er tijdens het schrijven een voortgangsregel, bijvoorbeeld «Blok 3 van 8 · nog ongeveer 2 minuten», met een lopende teller. Een hoofdstuk dat de eerste keer niet lukt, wordt automatisch één keer opnieuw geschreven; lukt een bijwerking niet, dan blijft de vorige, geldige versie staan.

Het werkbladrapport toont altijd de stand van nu. De andere documenten neem je bij met één knop, Bijwerken. Die schrijft een document alleen opnieuw als het werkblad is gewijzigd, en tekst die je zelf aanpaste blijft bewaard: je kiest daarna tussen jouw tekst en de nieuwe.

De rapporteditor

In de editor kies je bovenin welk document je maakt (per werkblad, met het canvas bovenaan), zet je hoofdstukken aan of uit en verberg je desgewenst lege velden. Bovenaan de linkerkolom staan bijwerken, wat je aandacht vraagt, de nagekeken-stand, downloaden en de versie, samen. Elke instelling of knop die niets doet, is grijs en zegt waarom. Per hoofdstuk zie je wat de AI schreef, wat nieuw is en waar de gegevens veranderden; op papier staat nergens dat iets door AI is geschreven. Opmaak in een bewerkt veld (alinea's, opsommingen, vet, onderstreept, cursief) blijft bewaard.

Wat je ziet, is wat je downloadt. Er is geen aparte previewstap. De editor toont het printklare document, inclusief paginascheidingen, zodat er geen verrassing zit tussen scherm en PDF. Modellen en matrixen — het proceslandschap, de klantreis, het vermogensmodel — gaan grafisch mee.

Nakijken en downloaden

Vóór het downloaden vraagt elk document één keer om je bevestiging: «ik heb de inhoud nagekeken». Wie dat deed en wanneer, wordt bewaard. Verandert het werkblad, of komt er een hoofdstuk met AI-tekst bij, dan vraagt het opnieuw. Dat geldt ook voor de rapporten van het hele canvas, de bundel en de One-pager. Daarin komen alleen knelpunten die je zelf hebt geaccepteerd; een AI-voorstel dat nog op je beslissing wacht, staat er niet in. Tijdens het genereren kan geen enkel rapport worden gedownload.

Formaat	Gebruik
PDF	Het eindproduct voor de opdrachtgever, met de huisstijl van de organisatie. Elke pagina behalve de omslag draagt «Pagina x van y» in de taal van het canvas; tabellen breken alleen tussen rijen en herhalen hun kolomkoppen; de lettertypen zitten in de app zelf.
HTML	Voor doorsturen of intern hergebruik.

Een download heeft altijd de opmaak van het scherm; lukt dat niet, dan zie je een melding en wordt er niets bewaard.

Meekijken

Een lezer van een canvas opent en leest een rapport zonder dat er iets wordt aangemaakt of bijgewerkt. Downloaden kan als het rapport al is nagekeken; anders zegt een melding in gewone taal wat een bewerker eerst doet. Het voorbeeldcanvas toont vooraf gemaakte rapporten, in het Nederlands en het Engels.

Uitgaande documenten

Elke gedownloade versie van een rapport krijgt een versienummer, een naam en een datum en is daarna niet meer te wijzigen. Je vindt ze in het dossier, tabblad Uitgaand, met de maker; je kunt ze openen en opnieuw downloaden, en een versie verwijderen kan alleen na een bevestiging. Een rapport dat je twee maanden geleden hebt geleverd, is dus terug te halen zoals het toen was — ook al is het canvas sindsdien doorontwikkeld.

Huisstijl per organisatie

Rapporten nemen de huisstijl van de organisatie over: logo, kleuren en typografie. Een organisatie levert het rapport dus onder de eigen merknaam. Een rapport volgt de taal van het canvas.