De intake
De intake is de eerste stap van een traject: de afspraken vooraf. De knop Intake in de fasebalk (Intake › Canvas › Overdracht) opent een eigen pagina. Daar staat wat de vraag is en wat er is afgesproken, voordat de analyse begint. De fasebalk toont ook de Overdracht als laatste stap.
Wat erin staat
Naast de organisatiegegevens — organisatie, branche, grootte, land, scope, type transformatie en trekker — drie secties:
- Waarom nu? — de centrale vraag, de aanleiding, de urgentie en wat al eerder is geprobeerd.
- Wat spreken we af? — het beoogde resultaat, de criteria voor «geslaagd als», wat binnen en buiten de scope valt, de horizon, de uitgangspunten, de lopende programma's en een grof budgetkader.
- Met wie en hoe? — opdrachtgever, akkoord door, kernteam, wie input levert, de beslismomenten, de bronnen, vertrouwelijkheid en of het gebruik van AI is besproken.
De pagina heeft een leesweergave met Bewerken → per sectie, en een formulier. Bovenaan staan de status (Concept, Ter akkoord voorgelegd of Akkoord), een teller «N van 17 ingevuld» en wanneer de intake voor het laatst is gewijzigd. De zeventien zijn de organisatiegegevens (zeven), de velden van sectie 1 (vier) en de belangrijkste velden van sectie 2 (zes). Het canvas zelf toont de akkoordstatus niet: die staat alleen op de intakepagina en op de opdrachtbevestiging.
Bij Type transformatie (hoogstens drie) kies je ook Investeringsronde / Funding round, voor een organisatie die geld ophaalt.
Het akkoord
Het akkoord is een registratie namens de opdrachtgever, geen handtekening; de opdrachtbevestiging zegt dat ook. Iedereen met schrijfrecht op het canvas kan het vastleggen. Bij het akkoord wordt een momentopname van de intake bewaard, zodat later te zien is waarop ja is gezegd.
Het akkoord vervalt zodra de organisatiegegevens of sectie 1 of 2 worden gewijzigd, elk veld ervan. Een wijziging in sectie 3 (namen, planning) laat het akkoord staan. Vastleggen kan pas als de verplichte velden zijn ingevuld en bij het akkoord ook is ingevuld door wie en op welke datum.
De opdrachtbevestiging
De knop Opdrachtbevestiging exporteren maakt een PDF, compleet uit de ingevulde velden en zonder AI. Het document bevat alleen wat de consultant zelf heeft ingevuld, met de registratie van het akkoord of de melding dat er geen akkoord is of dat het is vervallen. Commerciële afspraken staan in de overeenkomst en niet in de bevestiging.
Een voorstel uit het dossier
Bij de meeste velden van sectie 1 en 2 kan de AI een voorstel uit het dossier doen: aanleiding, eerder geprobeerd, beoogd resultaat, binnen en buiten de scope, uitgangspunten en lopende programma's, niet bij de centrale vraag. Het voorstel noemt de bron (bestand en, waar bekend, pagina). Je neemt het over of verwerpt het; niets komt in het veld zonder dat je het accepteert. Voor sectie 3 (namen en planning) doet de AI geen voorstel. Zie AI-ondersteuning.
Wat de AI van de intake weet
De organisatiegegevens (behalve de organisatienaam en de trekker) en de velden van sectie 1 en 2 (behalve het budgetkader) gaan mee als context in de genereeropdrachten, de One-pagers en de AI-hoofdstukken van de rapporten; de namen, de planning, het budgetkader en de werkafspraken niet. Zie Wat de AI van je project weet.
Daarna volgt het canvas met de werkbladen.